Die DSGVO aus der Vermieterperspektive

Die Einführung der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) hat den Schutz personenbezogener Daten verändert, oder besser gesagt, verbessert. Was Unternehmen betrifft, so neigt diese neue Verordnung dazu, sie stärker in die Verantwortung zu nehmen. Aber was ist mit dem Immobiliensektor? Besteht eine Verpflichtung zum Schutz von personenbezogenen Daten, wenn Sie ein privater Vermieter sind?

Was ist die DSGVO?

Bevor man die DSGVO auf den Immobiliensektor bezieht, ist es wichtig zu verstehen, worum es bei der DSGVO geht.

Die DSGVO oder Datenschutzgrundverordnung ist eine europäische Verordnung, die die Nutzung personenbezogener Daten reguliert.

Konkret hilft die DSGVO im Kampf gegen Spam und insbesondere gegen Individuen und Unternehmen, die versuchen, die über Sie gesammelte persönliche Daten (wieder) zu verkaufen.

Webseiten, ob sie Immobilien betreffen oder nicht, müssen die ausdrückliche Zustimmung der Internetnutzer einholen, bevor sie ihre persönlichen Daten sammeln, d.h. Informationen, die es ermöglichen, eine physische Person direkt oder indirekt zu identifizieren.

Welche Daten sind betroffen?

Daten unterschiedlichster Art sind betroffen:

• Physische Adressen;
• Numerische Adressen;
• Telefonnummern;
• Bankdaten;
• Identifikationsnummern, wie z.B. eine Handelsregister- oder Sozialversicherungsnummer;
• Fotos.

Der Immobiliensektor und die DSGVO

Ist der Immobiliensektor von der DSGVO betroffen?

Mit der Einführung der DSGVO wurde das für alle privaten Vermieter, Hausverwalter und Makler geltende Bundesdatenschutzgesetz überarbeitet, und gilt neben der DSGVO auch für diese Parteien.

Für wen im Immobiliensektor ist die DSGVO relevant?

Grundsätzlich sind natürliche Personen vom Anwendungsbereich der DSGVO ausgenommen (Art. 2 Abs. 2 DSGVO). Bezüglich geschäftlicher Tätigkeiten wie die eines Vermieters gilt jedoch die DSGVO.

Die gilt auch dann, wenn derartige Informationen durch Dritte erlangt wurden.

Folglich sind von der DSGVO betroffen:

• Immobilienmakler;
• Hausverwalter;
• Plattformen, die Immobilienanzeigen beinhalten;
• Vermieter.

Umsetzungsmaßnahmen der DSGVO

Vermieter müssen daher bei der Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten aufpassen.

Es sollten entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die vollständige Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

Zunächst gilt, dass es rechtswidrig ist, so viele Daten über Mieter und deren Familienangehörige zu sammeln, wie möglich (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Es dürfen nur Daten gesammelt werden, die im Zusammenhang mit dem Mietverhältnis stehen (Art. 5 Abs. 1 lit. B DSGVO). Folglich muss ein Vermieter vor der Datenerhebung den konkreten Zweck ermitteln. Danach bestimmt sich dann der Umfang der erlaubten Datenverarbeitung. Grundsätzlich ausgeschlossen ist die Datenerhebung hinsichtlich der sexuellen Orientierung, des Sexuallebens, der ethnischen Herkunft, religiöser Weltanschauungen oder politischer Meinungen (Art. 9 DSGVO). Daten, die vom Mieter oder Dritten ungefragt übergeben werden, müssen sofort gelöscht werden. Wichtig ist auch der zeitliche Zusammenhang. Es dürfen keine Daten gesammelt werden, die in der Zukunft eventuell wichtig sein könnten, sondern vielmehr nur diejenigen, die zum jetzigen Zeitpunkt für einen konkreten relevant sind. Sobald dieser Zweck erreicht worden ist, müssen die Daten gelöscht werden.

Zudem muss eine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bestehen. Diese kann gemäß Art. 6 DSGVO insbesondere aus folgenden Gründen gegeben sein:

• Die Datenerhebung dient der Erfüllung vertraglicher oder vorvertraglicher Pflichten, und die Person, deren Daten betroffen sind, ist Vertragspartner bzw. soll Vertragspartner werden.
• Die Datenverarbeitung ist zum Schutz berechtigter Interessen des Vermieters oder eine Dritten erforderlich, vorausgesetzt, dass nicht die Interessen der Person, deren Daten gesammelt werden, überwiegen. Während bei der Wohnungsbesichtigung beispielsweise nur der Name und die Telefonnummer von Mietinteressenten behalten werden darf, kann in Fällen wie bei sensiblen Böden oder bei erforderter Rücksichtnahme auf gegenwärtige Mieter der zu vermietenden Mietwohnung ein berechtigtes Interesse des Vermieters darin gegeben sein, eine Vorauswahl der Mietinteressenten zu treffen. In einem solchen Fall können auch Daten wie eine Selbstauskunft erhoben werden. Kontodaten sind jedoch erst bei der Erstellung eines Mietvertrages relevant. Bei der Datenerhebung müssen die Interessen des Vermieters und Mieters abgewogen werden und verhältnismäßig sein.
• Die Datenerhebung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich.
• Es liegt eine Zustimmung zur Datenverarbeitung von derjenigen Person vor, deren Daten gesammelt werden. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass dies ohne Ausübung von Druck oder empfundenem Zwang erfolgt ist, insbesondere im Falle von angespannten Wohnungsmärkten. Zu beachten ist auch, dass die Einwilligung jederzeit wiederrufen werden kann. Zudem muss der Vermieter im Streitfall die Rechtsgrundlage für die Datenerhebung nachweisen können.

Folglich ist es empfehlenswert, den Datenerhebungsprozess so genau wie möglich zu dokumentieren:

• Die Art der gesammelten Daten: Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse;
• Der Speicherort der Daten: zum Beispiel in einer Datei mit einer allgemeinen Ãœbersicht über alle erfolgten Datenerhebungen;
• Der Zweck der Datenerhebung: Kontaktaufnahme mit Mietern, Ãœbermittlung der Daten an den Buchhalter, usw.;
• Die Sicherung der Daten: externe Festplatte? Cloud?
• Zugang zu den Daten: Sicherheitsmaßnahmen, Passwort, usw.;
• Die Modalitäten der Löschung persönlicher Daten: Antrag der Mieter, Dauer der Datenverwahrung.

Die endgültige Verarbeitung dieser Daten muss ebenfalls klar angegeben werden, ebenso wie die Aktualisierung und Genauigkeit der gesammelten Daten und deren Aufbewahrungsfrist.

Gleichzeitig müssen die Mieter ihre Rechte über ihre Daten ausüben können: Datenänderungsrechte, Zugriffsrecht, Widerspruchsrecht in bestimmten Situationen, Recht auf Löschung.

Weitergabe der Daten an Dritte

Auch bei der Weitergabe der Daten an Dritte muss eine Rechtsgrundlage bestehen, sofern keine ausdrückliche Einwilligung des Mieters vorliegt.

• Die Beauftragung eines Unternehmens zur jährlichen Ablesung der Verbrauchsdaten und Erstellung der Heizkostenabrechnung kann in einem Auftragsverarbeitungsvertrags geregelt werden, welcher dem Inhalt des Art. 28 DSGVO genügen muss.
• Beim Ablesen der Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser ist eine Rechtsgrundlage in der Erfüllung der vertraglichen Pflichten des Vermieters gegeben. Mieter müssen entweder durch den Mietvertrag oder im Vorfeld der Ablesung hierüber informiert werden.
• Eine Weitergabe an Dritte ist auch gerechtfertigt, wenn ein Mieter die Einsicht in die Abrechnungsunterlagen zur Betriebskostenabrechnung verlangt, da der Vermieter dem Mieter in einem solchen Fall die Ablesebelege zu den anderen Wohnungen im Haus vorlegen muss. Eine Einwilligung der übrigen Mieter ist nicht erforderlich, da der Vermieter zur Vorlage mietrechtlich verpflichtet (Urteil vom 7. Februar 2018, VIII ZR 189/17), jedoch müssen diese zumindest über die Weitergabe informiert werden. Gegenüber übrigen Mietern kann sich der Vermieter auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses berufen.
• Als Rechtsgrundlage für die Weitergabe des Namens und der Adresse eines Mieters an einen Handwerker gilt die rechtliche Verpflichtung, während bei Modernisierungen ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage in Betracht kommt. Der Mieter muss hierüber informiert werden. Die Weitergabe der Telefonnummer eines Mieters zur Terminvereinbarung ist für die Instandsetzung der Wohnung nicht rrforderlich, weswegen hierfür eine ausdrückliche Einwilligung des Mieters notwendig ist.
• Die Weitergabe von Mieterdaten an einen Steuerberater erfolgt auf Grundlage eines berechtigten Interesses des Vermieters, wobei der Mieter hierüber informiert werden muss.

Der Mieter sollte über folgendes hinsichtlich der Weitergabe seiner Daten informiert werden:

• Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten;
• Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage sowie Dauer der Speicherung;
• gegebenenfalls Empfänger der personenbezogenen Daten;
• Hinweis auf Auskunftsrecht, Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, Widerspruchsrecht, Recht auf Löschung usw.;
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden.

Löschfristen

Gemäß Art. 17 DSGVO sind alle personenbezogenen Daten zu löschen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind.

• Daten zu Betriebskosten sind mindestens bis zum Ablauf der Mieter-Einwendungsfrist aufzubewahren (gemäß § 556 Abs. 3 S. 4 BGB 12 Monate nach Zustellung der Abrechnung);
• Daten, die Vermieteransprüche betreffen, sind mindestens bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist gem. § 195 BGB (3 Jahre) aufzubewahren;
• Im Falle eines Rechtsstreits sind die Daten nicht vor rechtskräftigem Abschluss des Rechtsstreits zu löschen;
• Mietverträge und Betriebskostenabrechnungsunterlagen sind gemäß § 147 AO 10 Jahre aufzubewahren.

DSGVO und Vermietungen

Beachten Sie, zunächst Mieter und Mietinteressenten über die Datenerhebung zu informieren und deren Zustimmung einzuholen.

Beispielsweise müssen ausgelegte Flyer in ihrem Maklerbüro oder auf Ihrer Website deutlich darauf hinweisen, dass eine Datenerfassung möglich ist und dass sie für verschiedene Zwecke verwendet wird. Stellen Sie auch sicher, der Schutz der Privatsphäre der Internetnutzer gewahrt ist. Diesbezügliche Hinweise finden sich normalerweise in den rechtlichen Haftungsausschlüssen.

Zweitens muss eine Datenübertragung möglich sein. Wenn Sie also bisher eine Transaktionssoftware benutzt haben und eine neue erwerben, muss die alte in der Lage sein muss, alle Informationen in einem brauchbaren Format bereitzustellen.

Rentila und personenbezogene Daten von Mietern

Vermieter können ihre Mieter zu Rentila einladen und den Zugang zu personenbezogenen Daten gewähren. Nimmt der Mieter die Einladung zu Rentila an, kann ein Mieterprofil erstellt werden.

Sobald der Mieter eingeloggt ist, ist er mit dem Vermieter verbunden und hat Zugang zu seinem eigenen Mitgliederbereich.

Mieterkonten haben den Vorteil, dass die Verwaltung bequem, übersichtlich, schnell und effizient ist.

Die Bedeutung der DSGVO für Vermieter: Was Sie beachten sollten

Die Datenschutzgrundverordnung ist eine europäische Verordnung, die den Ablauf der Nutzung personenbezogener Daten regeln soll.

• Wenn Sie Vermieter sind, sind Sie automatisch von dieser Verordnung im Umgang der Daten Ihrer Mieter betroffen.
• Jeder Vermieter muss unbedingt sicherstellen, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Mieter rechtmäßig ist.
• Die Mieter müssen in der Lage sein, ihre Rechte über ihre eigenen personenbezogenen Daten ausüben können: Datenänderungsrechte, Zugriffsrechte, Einspruchsrechte für bestimmte Situationen, Löschungsrechte.
• Die gesammelten personenbezogenen Daten sollten für die Dauer des Mietverhältnisses und für einen Zeitraum von maximal 5 Jahren ab dem Ende des Mietverhältnisses aufbewahrt werden, sofern kein anderweitiges rechtliches Erfordernis besteht.